Gepost door op 1 september 2016 | Geen reacties op Kill vergaderen! Spaar tijd en creëer rust

De vakantie is weer voorbij. We gaan verder waar we gebleven waren. Voor velen betekent dat heel veel vergaderen. De agenda’s lopen daarmee weer lekker vol. Hoewel, lekker vol? Want hoe effectief zijn die vergaderingen eigenlijk? Menigeen herkent vast dat er veel langs elkaar heen gepraat wordt, het energieniveau laag is, en het resultaat een verslag met actielijst waarmee het circus zich de volgende keer herhaalt. Dat kan anders!

Laatst kreeg ik ter voorbereiding een vergaderverslag opgestuurd van een ketenproject. Al lezende bekroop mij het gevoel dat op deze manier niemand het overzicht goed kan bewaren. Zoveel complexiteit en zoveel details, en dat op papier in tekst. Een bron van verwarring! Bij een eerste intakegesprek bleek inderdaad dat een totaaloverzicht ontbrak. Het gevolg is dat er onderhuids onrust ontstaat en onderlinge wrevel. Dat terwijl men toch een gezamenlijk doel heeft. Hoe komt dat en hoe kan dat anders?

Maak het visueel!

Vergaderingen in projecten gaan veelal over onzekerheden. Wat moet er allemaal gebeuren, welke keuzes hebben we, wie doet wat en wanneer, hoe staat het daar mee, enzovoorts. Vooral op het snijvlak van acties, daar liggen de grootste risico’s. En daarom stemmen we zoveel af. Op de klassieke vergadermanier betekent dat een grote tafel waaromheen de partijen. Vaak is er discussie, omdat we langs elkaar heen praten want ieder heeft een eigen beeld van de situatie. Heel veel praten maakt het er niet beter op, het vertroebelt eerder ons beeld. De meeste mensen, zeker techneuten, zijn visueel ingesteld. Doe daar iets mee!

Wanneer je gezamenlijk iets wilt bereiken, zul je eerst een gezamenlijk beeld moeten hebben. Dus creëer dat beeld. Bij lean is de basis niet voor niets ‘visueel management’. Visueel management stelt ons in staat in één oogopslag te zien hoe het werk ervoor staat en of er afwijkingen zijn. Het heeft alles te maken met de wijze waarop de organisatie communiceert. Goed ingezet zorgt het voor de nodige alignment. Want zonder inzicht weten we niet of we de goede kant opgaan en kunnen we niet sturen. We verliezen dan kostbare tijd en energie met dingen die er niet toe doen. Daarom zijn we altijd zo druk.

Waar zie ik dat?

Als buitenstaander wil ik graag in één oogopslag zien hoe het project ervoor staat en niet eerst alle verslagen hoeven lezen. Het zal best ergens staan. Maar is het niet zonde van de tijd en foutgevoelig wanneer ik er steeds naar moet vragen? Vaak komt er niet eens een eenduidig antwoord. Stel daarom de standaard vraag: waar zie ik dat?


Afbeelding: opzet van een obeya (project control-room, war-room).

Dat begint al met de projectdoelstellingen. Ook wil ik zien wat er gemaakt gaat worden, waar praten we over? Welke dringende kwesties zijn er? Hoe staat het met afspraken rondom tijd, geld en kwaliteit? Wat is de planning en hoe staat het daarmee? Welke sub-projecten zijn er en welke kwesties spelen daar? Zijn er potentiële risico’s die door een hoger echelon opgelost moet worden? De tweede vraag is dan telkens: hoe staat het daarmee?

NB: Laat iedereen zijn/haar eigen werk plannen, pull-plannen noemen we dat, met voor elke verantwoordelijke een eigen regel! Voor een statusaanduiding gebruik je groen of rood. Geel leidt slechts tot welles/nietes discussies. Het gaat om echte klantgerichtheid: je zit op schema of niet.

Rust en eenheid

Door alles overzichtelijk te hebben, schep je snel inzicht. Het gevolg is dat er een gevoel van controle ontstaat – op de enorme dynamiek binnen vaak complexe projecten – en daarmee rust. Dit is vaak het eerst wat ik hoor als men visueel gaat werken: het schept rust. Als ik vraag hoe dat komt, is het antwoord dat het in het hoofd minder druk wordt. Men ziet wat er speelt en heeft niet het gevoel iets te vergeten. Een ander effect is dat er minder discussie is. Enerzijds door het eenduidige overzicht. Anderzijds doordat men niet tegenover elkaar zit en langs elkaar heen praat, maar naast elkaar staat (schouder aan schouder) en meer doelgericht kwesties kan bespreken.

 

Vanwege het beeld en de gezamenlijkheid daarin, valt een hoop ruis van de lijn. Dat scheelt enorm veel tijd en gedoe, en maakt het projectleven een stuk aangenamer. Daarom zie je de kracht van visueel management ook terug bij bijvoorbeeld Scrum. Het gezamenlijk inzichtelijk maken van de acties op een pull-bord, en het dagelijks bespreken ervan, zorgt dat er snel bijgestuurd kan worden. Vergelijk het met rijden in een auto: je wilt continu je ogen op de weg houden. Doe je dat te lang niet, dan is de kans groot dat het mis gaat. Helemaal wanneer je niet snel kunt reageren.

Dus maak het visueel en bespreek het hoogfrequent. Ofwel: kill de klassieke manier van vergaderen!


Geen reacties

Reageer