Visueel management, het lean communicatiemiddel

Wat is visueel management?

Visueel management is een communicatiemiddel in de werkomgeving dat ons in één oogopslag laat zien hoe het werk ervoor staat, hoe het werk gedaan moet worden en of het afwijkt van de standaard. Taiichi Ohno noemt dit zodoende management by sight.

Het principe van visueel management onderkent dat wij als mens visueel, op gevoel en op geluiden ingesteld zijn. Het houdt in dat alles duidelijk in het zicht geplaatst wordt; van prestatie-indicatoren tot productieactiviteiten en van onderdelen tot gereedschappen.

Waarom visueel management?

Des te groter een organisatie, des te groter de uitdaging mensen op een lijn te houden. Belangrijk voor het vasthouden van de focus is het ondersteunen van de missie, visie en doelstellingen met visuele, transparante communicatie op een eenvoudig te begrijpen wijze voor alle lagen van de organisatie. Visueel management heeft alles te maken met de wijze waarop de organisatie communiceert. Want zonder inzicht weten we niet of we de goede kant opgaan en kunnen we niet sturen. We verliezen dan kostbare tijd en energie met dingen die er misschien niet toe doen. Daarom zijn we altijd zo druk.

Een goed ontwikkeld visueel managementsysteem geeft werknemers over het algemeen meer controle over hun werkomgeving en het verhoogt de productiviteit. Tevens geeft visueel management een heldere oplossing voor de veelheid aan informatie. Want tegenwoordig is het een grote uitdaging om een relevant overzicht te bieden in de toename aan informatie. Hiervoor nemen we al snel onze toevlucht naar computersystemen. Maar een systeem waar informatie in staat waar slechts een beperkte groep bij kan, is geen goed voorbeeld van visueel management! Informatie hoort namelijk direct zichtbaar te zijn om de onderlinge communicatie te bevorderen.

Foto: Voorbeeld van A3’s met daaronder statusrapporten met kleurcodering voor bijsturing.

Een ander belang van visueel management is dat daarmee afwijkingen zichtbaar worden. Een rommelige werkplek maakt dit onmogelijk, omdat je door de bomen het bos niet meer ziet. Wat normaal of afwijkend is valt niet te zien en problemen worden onttrokken aan het oog. Totdat er opeens een probleem opduikt dat je in de houdgreep neemt. Tegen die tijd is het echter geen probleem meer, maar een crisis die bevochten moet worden. Managers vliegen dan van het ene brandje naar het andere, en dat noemen we crisismanagement.

Hoe werkt visueel management?

Wat we willen is een omgeving waarin vroegtijdig ongewenste tendensen eenvoudig ontdekt en aangepakt kunnen worden. Dat kan door middel van korte en krachtige rapportages (zogenoemde A3’s, naar het papierformaat). Een ander voorbeeld is het gebruik van statusborden, die aangeven wanneer welke belangrijke informatie nodig is. Als er vertraging optreedt in het leveren van deze informatie, wordt dit direct gesignaleerd. Dus niet na enkele maanden of weken, maar binnen enkele dagen of een dag. Een statusbord of projectvoortgangsbord (Project Tracking Board) dat goed wordt gebruikt, leidt tot een cultuur van permanente verbetering.

Het doel is niet om dingen alleen maar visueel te maken, het moet medewerkers wel ondersteunen de situatie te begrijpen en bij te dragen aan verbeteringen. Zorg daarom voor de mogelijkheid om naast de informatie te schrijven waarom iets niet volgens plan ging. De redenen samengevat vormen input voor een verbeteractie van het team om zo flow-brekers structureel te elimineren.

Meer weten? Lees boek Contact