Pull-plannen, de lean manier van plannen

Wat is pull-plannen?

Pull-plannen is kort gezegd de lean manier van plannen, waarbij iedereen in het project zijn eigen werk plant door post-its op een planningsvel te plakken. Het wordt zodoende ook wel lean-plannen genoemd, of in het ergste geval ‘stickertjes plakken’. In de bouw gebruikt men soms de term Last Planner als planningssysteem van het Lean Construction Institute.

Pull-plannen, zoals het bij Toyota heet, is gebaseerd op de vele lean-principes maar wat er uitspringt zijn respect, teamwork en visueel management. Er wordt namelijk alles gedaan om elkaar te begrijpen, want iedereen plant zijn eigen werk in en neemt daarmee verantwoordelijkheid. Op deze manier kan men wederzijds vertrouwen opbouwen en zowel individuele als teamprestaties maximaliseren. Door het visueel te maken stelt het iedereen in staat in één oogopslag te zien hoe het werk ervoor staat en of het afwijkt.

Waarom pull-plannen?

Projecten staan er berucht om dat ze uit de tijd lopen. Een van de hoofdoorzaken is de traditionele manier van plannen. Pull-plannen is gericht op het faciliteren van de communicatie om onderlinge afhankelijkheden op te vangen. Het zorgt voor een degelijk en gedragen plan, waarvan men weet dat men het daadwerkelijk kan uitvoeren.

Projecten kunnen met behulp van pull-plannen 100% op tijd worden opgeleverd. Daarmee heeft het automatisch een nivellerende werking (heijunka), namelijk het voorkomen van ongeplande overlap. Bovendien worden de doorlooptijden steeds korter, waarbij 40% sneller (met betere kwaliteit) geen uitzondering is. Let wel dat deze prestaties het resultaat zijn van een integrale lean-aanpak, waaronder langetermijnsamenwerking met leveranciers, en niet alleen door te lean-plannen!

Een van de problemen met de traditionele manier van plannen is dat deze veelal eenzijdig worden opgesteld, bijvoorbeeld door de projectleider of een centraal planningsorgaan. Daarmee scheiden ze verantwoordelijkheid van uitvoering en kennis van feedback, met alle gevolgen van dien. Een ander probleem is de visuele kracht van planningspakketten. De gemaakte planningen zien er zo strak uit dat ze daarmee automatisch geloofwaardig lijken (schijnzekerheid), waardoor medewerkers deze niet meer durven tegen te spreken. Terwijl dat juist wel moet!

Hoe werkt pull-plannen?

Bij het pull-plannen plant iedereen zijn eigen werk. De ervaring leert dat zodra iemand voor een ander plant, het misgaat! Diegenen die het werk doen kennen hun werk het best, waardoor ten eerste de onzekerheden minder worden en zij ten tweede samen iets aan de resterende onzekerheden kunnen doen. Dus alle partijen betrokken bij het project (incl. opdrachtgever en leveranciers) worden nadrukkelijk betrokken bij de planning.

Leer het in een Masterclass

Gezamenlijk beeld

Een belangrijke stap is het creëren van een gezamenlijk beeld aan het begin. Dit kan door middel van korte visuele toelichtingen (geen uitgebreide presentaties) die belangrijke onderdelen belichten. Door deze persoonlijke toelichtingen wordt de afstandelijkheid weggenomen, aanwezigen zullen zich extra betrokken gaan voelen en het eindresultaat wordt veel meer een gezamenlijk doel. Dit is vaak een onderbelichte stap; het gaat dus om veel meer dan het plannen an sich!

Visuele weergave

Bij een pull-plansessie wordt het geheel opgedeeld in logische en behapbare delen (met mijlpalen) die goed te overzien zijn door het team. De planning wordt groots zichtbaar met post-its beplakt, zodat er overzicht ontstaat. Alle teamleden plannen hun eigen werk. Elk teamlid (partij of afdeling) heeft een eigen strook (rij) in de planning en vult daar de basisactiviteiten in om het doel te halen. Hiermee wordt hun denken transparant gemaakt. De betrokkenen kunnen onderling afstemmen en hebben zo invloed op de totale planning. Dat afstemmen werkt preventief; veel van de ruis op de communicatielijn kan hiermee vroegtijdig worden opgelost en afhankelijkheden kunnen worden getackeld.

Bijsturen planning

Het blijft een planning, die kan in de praktijk dus anders uitwerken. De planning heeft geen waarde als er niet bijgestuurd wordt. Tijdens de uitvoeringsfase moet de planning daarom minimaal wekelijks – liefst dagelijks – worden besproken met alle (in die week en weken erna acterende) partijen. De voortgang wordt gemeten en besproken, bijgestuurd en er wordt vooruitgekeken. De planning wordt verfijnd en afhankelijkheden verder afgestemd (de CA van de vele PDCA’s binnen de Do-fase). Daar waar mijlpalen in de problemen kunnen komen, worden rode rondjes voor de betreffende regel geplaatst en maatregelen samen besproken. Belangrijk hierbij is reflectie. Waarom is er vertraging? En wat moeten we daaraan doen?

Meer weten? Lees boek Leer het in een Masterclass