Gepost door op 20 mei 2016 | Geen reacties op Waarom digitaal projectmanagement zichzelf tegenwerkt

De grote belofte is dat de computer projecten efficiënter en transparanter maakt. De gedachte: low-tech is niet efficiënt, high-tech wel. Door schade en schande zijn zelfs IT-bedrijven zich bewust geworden dat digitaal projectmanagement niet de heilige graal is! (zie ook video van Microsoft verderop)

Projecten van miljarden – voor de productontwikkeling van bijvoorbeeld nieuwe modellen auto’s en gameboxes – worden juist visueel gemanaged. En met een goede reden! Wie dit snapt begrijpt ook een stukje van de lean-cultuur, waarbij sterk de nadruk wordt gelegd op het belang van de menselijke kant.

Vlucht naar techniek

Er is een tendens geweest om steeds complexere methoden te gebruiken om alle mogelijke problemen systematisch op te lossen, waarbij vooral naar computerprogramma’s gegrepen werd. Dit heeft geleid tot de inzet van ERP-systemen, en steeds complexere planningssoftware voor projectmanagers. De systemen leken een panacee. Men werd zodoende afhankelijk van technologie, een black box, zonder zelf naar de bronoorzaken te kijken. Digitalisering werkt zichzelf wat dat betreft tegen.

“De visuele kracht van planningspakketten is tevens haar valkuil.”

De gemaakte planningen zien er zo strak uit dat ze daarmee automatisch geloofwaardig lijken (schijnzekerheid), waardoor medewerkers deze niet meer durven tegen te spreken. Terwijl dat juist wel moet! Bovendien versterkt het de neiging van de projectmanager om het project overmatig te controleren vanaf die weergave, in plaats van dit een gezamenlijke activiteit te laten zijn van alle projectleden.

Wanneer je werkelijk wilt dat het proces soepel verloopt, moeten mensen van hun plek af komen en werkelijk face-to-face gesprekken hebben. Dat is ook dé manier waarop mensen elkaar goed leren kennen, en ze diepgaande inzichten met elkaar delen.

Bronoorzaken onopgelost

Om ruis door overdracht te voorkomen moeten we niet zozeer de overdracht verbeteren, zoals we nu vaak geneigd zijn te doen – het liefst met dure IT-systemen. Dat is het antwoord op de verkeerde vraag. De vraag is: waarom is er überhaupt zo veel overdracht en hoe kunnen we dat voorkomen?

Helaas biedt communicatie via één punt geen soelaas. Uit onderzoek blijkt (Greenberg & Baron 2002) dat een centrale netwerkorganisatie, waarbij de informatie loopt via een centraal persoon, prima werkt met simpele taken – zoals vroeger. Maar zodra taken complexer worden – zoals tegenwoordig – raakt deze centrale persoon overbelast en lijden de groepsprestaties daaronder. Dit lijkt op het oude model van projectmanagement en hoe uitvoerders traditioneel op de bouw werken.

 

Figuur 1: Van het managen van individuen naar het managen van interacties.

In geval van complexiteit werken decentrale netwerken beter, waarbij iedereen met elkaar kan communiceren, en zo niemand overbelast raakt en informatie beter gewogen wordt. Door een betrokken proces van tweerichtingscommunicatie door de gehele organisatie en keten, wordt er meer overeenstemming gecreëerd in het proces, worden mensen bewust van de werkelijke mogelijkheden en beperkingen, en moet je het samen eens worden over de manier waarop je het werk gaat doen.

Videotip 1: Waarom het fysiek post-its plakken, in groepen, zo belangrijk is!

De kracht van visueel inzicht

Visueel management biedt een heldere oplossing voor de veelheid aan informatie. Want tegenwoordig is het een grote uitdaging om een relevant overzicht te bieden in de toename aan informatie. Hiervoor nemen we al snel onze toevlucht naar computersystemen. Maar een systeem waar informatie in staat waar slechts een beperkte groep bij kan, is geen goed voorbeeld van visueel management! Informatie hoort namelijk direct zichtbaar te zijn om de onderlinge communicatie te bevorderen.

Het probleem met computers is dat het je kluistert aan je bureau. Het houd je weg van je teamleden en van de plek waar het echte werk gebeurt (gemba). Visueel management wil niet zeggen dat computersystemen vermeden moeten worden, maar wel dat je goed moet nadenken over het beste middel voor het doel. De kneep zit hem niet in technische hoogstandjes, maar hoe men omgaat met de gebruikte informatie zoals het bijsturen en continu verbeteren.

Videotip 2: Waarom zelfs Microsoft haar projecten low-tech managed.

Afrekenen versus verbeteren

Digitalisering heeft zeker z’n gemakken. Lijstjes bijhouden, voor bijvoorbeeld ISO en VCA registraties, kan tegenwoordig veel efficiënter via tablets. Die trend zie je ook in ziekenhuizen. Bovendien levert het snel inzichten in resultaten. Daarover las ik laatst dat je sneller afgerekend (?!) kunt worden op dingen die je fout doet. Als het tegen je gebruikt gaat worden dan is het mean, dus anti-lean. Daarmee helpen we een veilige, lerende omgeving om zeep, waarmee het continu verbeteren stopt.

Prestaties meten en verbeteren doe je het best gezamenlijk. Het Last Planner® systeem kent de meetwaarde Percent Plan Complete, afgekort als PPC. Dit is de verhouding tussen het aantal afgeronde geplande acties en het totaal aantal acties, gemeten per dag of hooguit per week. Bijvoorbeeld: wanneer 12 van de 18 acties volgens planning zijn afgerond, dan levert dat een PPC-waarde van 67%. Dus 33% ging niet volgens plan, verstoorde de workflow en bracht daarmee het project in gevaar.

Het is een krachtige meetwaarde die eenvoudig te meten is en goed begrepen wordt, waardoor ermee gecommuniceerd kan worden. Een goed samenwerkend team weet een lage PPC wekelijks te verbeteren door de intensieve samenwerking en het streven naar een gemeenschappelijk doel. Een PPC van gebruikelijk 30% kan zodoende stijgen naar soms wel 100%; dat scheelt dus heel wat brandjes blussen. Interessant is het bewijs (Mossman 2005) dat de productiviteit en winstgevendheid een sprong omhoog maken bij het behalen van een PCC van 75% en 90%.

Concluderend

Dat digitalisering de bouw zal beïnvloeden zal niemand ontkennen. De vraag is de manier waarop. Bij systemen gaat het slechts voor 10% om de techniek en 90% over het menselijke gedrag. En dat gedrag beïnvloeden we negatief door de verkeerde inzet van digitale systemen.


Geen reacties

Reageer

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.