Voorkom misgrijpen met de two-bin kanban

Laatst wilde ik iets koken, bleek er een standaard ingrediënt thuis niet op voorraad. Of, je zit op het toilet en blijkt er geen reserverol te hangen. Herkenbare situaties, kleine ergernissen. Terwijl ze makkelijk te voorkomen zijn, met een simpel systeem. Maar zoals met elk systeem moet wel iedereen de spelregels weten en hanteren. Echter, dit is vrij simpel.

Zo heb ik schoonmakers geleerd lege verpakkingen niet weg te gooien, maar in de keuken in het zicht te zetten. Dat geldt ook voor onze kinderen als ze iets op maken. En voor mijzelf! Een lege verpakking is namelijk een helder signaal om het t.z.t. aan te vullen. Zonder haast, want zij pakken alvast een nieuwe fles of rol. Dit is gebaseerd op het two-bin kanban-principe.

Visueel signaal

Het kanban-principe gaat uit van een visueel pull-signaal om iets te doen, in dit geval iets aanvullen. Pull betekent dat je iets niet alvast maar doet, maar wacht totdat er plek is (qua tijd of ruimte) om het te doen. In plaats van iets door een systeem te duwen (push, voorraden vergroten), wachten totdat iemand het systeem in mag trekken (pull, aanvullen wanneer nodig). Hoe ziet dat eruit?

In het geval van schoonmaakmiddelen geeft de lege fles het signaal dat er aangevuld moet worden. En daar komt het two-bin principe om de hoek! Want om te voorkomen dat er geen nieuwe fles is, zijn er altijd twee. De ‘bin’ is een bakje met kleine voorraad, of gewoon één item. Zo heb je één in gebruik en één (bakje of enkele item) op voorraad. De lege fles, wc-rol, of bakje is dan het visuele signaal om dit aan te vullen.

Animatie-video ter illustratie

Onderstaand een animatie van hoe dit er uitziet met bakjes, maar uiteraard kunnen dat ook enkele items zijn. Wat wellicht op valt zijn de twee schuine geleiders waar de bakken op staan. Dat is enerzijds vanuit ergonomisch oogpunt (eenvoudiger bereik), als vanuit zwaartekracht oogpunt (glijden). Uitgangspunt is dat het zo inzichtelijk en eenvoudig mogelijk is. Want daarmee vergroot je de kans op werkbaarheid en bereik je eerder je doel, in dit geval: niet misgrijpen (zonder grote voorraden).

Breed toepasbaar

Het principe is zeer breed toepasbaar. Denk aan alle situaties waarbij iets ‘onverwacht’ op is. Want zodra je misgrijpt, kun je niet verder met wat je van plan was. Ofwel een ongeplande verstoring van het werk. Daarom zie je de two-bin kanban-principes ook wel in ziekenhuizen, omdat misgrijpen zelfs levensbedreigend kan zijn. Of omdat misgrijpen, zoeken, anderen moeten storen etc., gewoonweg kostbare werktijd opslokt, terwijl bemensing al zo schaars is.

Bovendien blijkt dat ‘niet kunnen doorwerken’ ons werkplezier enorm drukt. Want werkplezier ontleent men veelal aan iets bereiken (niet eens groots, maar op een werkdag), want dat geeft voldoening en energie. Daarom werken we binnen lean ook liever met ‘geplande verstoringen’ zoals ik dat noem. Een vast moment (per dag en/of week) om even stil te staan bij zowel inhoud als proces. Hoe gaat het en wat kan beter? Ongeplande verstoringen zijn dus een mooi verbetersignaal. En een two-bin kanban kan daar soms eenvoudig bij helpen.