5S werkplekorganisatie, voor een efficiënte werkplek

Wat is 5S werkplekorganisatie?

5S is de lean-manier om een werkplek logisch te ordenen en eigenaarschap erover te creëren, die stabiliteit ondersteunt en problemen zichtbaar maakt. 5S staat voor vijf stappen in het proces van werkplekorganisatie, elk beginnend met een ‘S’.

1. Scheiden (Seiri): sorteer items naar gebruiksbelang of gooi weg.
2. Schikken (Seiton): geef alles een logische, zichtbare plek in volgorde van gebruik.
3. Schoonmaken (Seiso): een inspectieronde om afwijkingen te constateren.
4. Standaardiseren (Seiketsu): regels om de eerste drie stappen te blijven volhouden.
5. Stimuleren (Sitsuke): onderhouden is een proces van continue verbetering.

Waarom 5S?

Werken in een opgeruimde en logisch gestructureerde werkplek is niet alleen prettiger, maar ook veiliger, hygiënischer, rustgevender doordat je minder te hoeft te zoeken, enzovoort. Voor de ware professional is het zijn visitekaartje.

Met 5S ontwikkel je een overzichtelijke werkomgeving, die stabiliteit ondersteunt. Want zodra de situatie niet meer aan de 5S-standaard voldoet, geeft dit aan dat er iets aan de hand is. Het maakt dus problemen zichtbaar. In een rommelige omgeving is dat niet mogelijk en blijven problemen verborgen, totdat het te laat is en een klein probleem ‘opeens’ een groot probleem is geworden.

“5S geeft gedragsverandering door de omgeving te veranderen.”

Aangeraden wordt om altijd met 5S te beginnen, het leert mensen namelijk te kijken en kleine verbeteringen te doen. Bij Toyota is men zeer streng op de 5S-regels. Want hoe kun je mensen vertrouwen dat ze hun werk op een kwalitatieve manier doen, wanneer ze zich niet eens kunnen houden aan deze eenvoudige regels? 5S is dus vaak een eerste stap in lean-transities, omdat het bewustwording creëert en resulteert in een zichtbare verandering.

Hoe werkt 5S?

Stap 1: Scheiden

Een 5S-actie begint met het nalopen van spullen op de werkplek. Wat dagelijks nodig is voor waardetoevoegend werk wordt gescheiden van wat zelden of niet wordt gebruikt. Markeer zelden gebruikte spullen met een rood label en verplaats ze buiten de werkplek.

Stap 2: Schikken

Creëer daarna vaste locaties voor elk onderdeel of gereedschap in de volgorde van hoe vaak ze gebruikt worden. De werknemer moet elk veelgebruikt voorwerp zo kunnen pakken. Alle hulpmiddelen moeten elke dag geïnspecteerd en schoongemaakt worden, zodat ze de volgende dag meteen weer gebruiksklaar zijn. Maak hiervoor een standaardwerkwijze en handleiding. De uitdaging is om verder te gaan dan alleen de eerste twee stappen, omdat het leren zien en verbeteren pas vanaf de derde stap begint.

Foto’s: Voorbeeld van een bouwcontainer voor en na een 5S-actie.

Stap 3: Schoonmaken

Daarom is het handig duidelijk te definiëren en uit te leggen wat ‘schoon’ betekent op elke werkplek, en ervoor te zorgen dat iedereen betrokken wordt bij de eerste drie S-activiteiten. We moeten dus definiëren wat ‘schoon’ inhoudt:

• Wat moet schoon?
• Hoe moet het schoongemaakt worden?
• Wie gaat het schoonmaken?
• Hoe vaak moet het schoongemaakt worden?
• Hoe schoon is schoon?

Stap 4: Standaardiseren

Zorg dat het onderhouden van de werkplek een gewoonte wordt. Laat daarom maandelijks de werkplekken auditen door het management met behulp van een standaard auditchecklist. De teams zelf doen een wekelijkse, of soms zelfs dagelijkse audit van hun eigen werkplek. Je wilt namelijk dat ze eigenaarschap voor hun omgeving ontwikkelen.

Stap 5: Stimuleren

Maak de gegevens zichtbaar en beloon het beste team, ook al is dat maar van symbolische aard. Communicatie, promotie en training zijn nodig voor blijvende betrokkenheid en het aangeven van het belang ervan.

5S werkplekorganisatie gaat dus verder dan opruimen! Kan jouw manager over de werkvloer lopen en in één oogopslag zien of er afwijkingen van de standaard zijn?