Case: ziekenhuis ontwerpen met lean-principes

Plannen voor nieuwbouw van het Zaans Medisch Centrum (ZMC) samen met de start van een Lean Six Sigma-programma, vormden in 2011 de ideale aanleiding om beide gebeurtenissen te combineren. Het gevaar bestond namelijk – vertelt Hannelore Schouten (manager Innovatie en Kwaliteit bij het ZMC) – enerzijds dat gebruikersgroepen de 

huidige werkwijzen onveranderd zouden overnemen als input voor het Programma van Eisen (PvE), terwijl men op de afdelingen met lean juist bezig was om de processen te verbeteren. En anderzijds dat de verbeterde processen zouden moeten plaatsvinden in een traditioneel ontworpen ziekenhuis.

Beide verre van logisch, want het bood juist een enorme kans om met een frisse blik te kijken naar de processen en wensen voor de nieuwbouw. Daarmee was de uitdaging ontstaan: lean integreren in het ontwerp van het nieuwe ziekenhuis.

Ontwerpen met lean-principes

Wat wilde het toeval: bij een bezoek aan Amerikaanse zorginstellingen kreeg het ZMC een tip over het boek Lean-Led Hospital Design: Creating the Efficient Hospital of the Future. Daarin zagen ze het ei van Columbus. En op een training kwamen ze in aanraking met de Production-Preparation-Process (3P) aanpak van Toyota. Uiteindelijk vormden beide een belangrijk onderdeel van het lean-ontwerpproces. En zo begon het ZMC met het ontwerpen van het ziekenhuis, op basis van een vijftal hoofd-waardestromen (poliklinisch, klinisch, geplande interventie, acuut, diagnostiek), waarbij voor elke stroom de belangrijkste waarde voor de patiënt is gedefinieerd.

Figuur: Waardestroomanalyse ZMC (credit: Mecanoo architecten)

Langs deze waardestromen – met daarbinnen de zeven flows (patiënt, familie, personeel, medicatie, apparatuur, materialen, informatie) – is de indeling ontworpen van de verschillende afdelingen. Dit heeft men gedaan met een groep mensen die in de waardestromen werken én met vertegenwoordigers van hun klantgroep. In maart 2013 lag er een structuurontwerp (SO), waarin de onderlinge relaties van de waardestromen zijn weergegeven. Dit is verder in detail uitgewerkt voor alle verschillende afdelingen tot een voorlopig ontwerp (VO). Tijdens de ontwerpfases heeft men continu de flow van de zorgprocessen in de gaten gehouden, de waardestromen vormden hiervoor de kapstok.

Ontwerp testen met mockups

Op basis van het voorlopig ontwerp van de plattegronden heeft het ZMC, samen met studenten van de TU Delft, zeventien afdelingen op ware grootte nagebouwd in karton, zogenoemde mockups. Hierdoor konden de werkprocessen een-op-een worden getest in de toekomstige plattegronden. Aan de hand van de feedback hierop, zijn de ontwerpen aangepast. Duidelijk voordeel van de mockups is dat de nieuwe situatie gaat leven. Men kan testen of wat op papier is bedacht, in de praktijk op de juiste manier werkt. Uiteindelijk zijn er per afdeling tussen de 20 en 100 verbeterpunten uitgekomen, waaronder enkele cruciale ontwerpissues, benadrukt Frederique Simons (projectmanager Lean bouwen / Lean design bij het ZMC). Ten slotte is alles verwerkt tot de definitieve plattegronden.

Resultaat

Het resultaat is dat er 1.700 m2 vloeroppervlak is bespaard door te focussen op flow en waarde voor de patiënt. Dit heeft geleid tot een financieel voordeel van ongeveer 4 miljoen euro!