Het belangrijkste lean-principe, dat maar weinigen kennen

De rijtjes met lean-principes kennen gretig aftrek. De bekendste is wellicht die van waarde – waardestroom – flow – pull – perfectie. Terwijl als je naar de lean-principes van Toyota kijkt, dat een heel ander rijtje is, namelijk: challenge – kaizen – genchi genbutsu – respect  –  teamwork. Daar zitten wezenlijk verschillen tussen. Niet dat de eerste verkeerd is, maar als we alleen dat zouden volgen missen we essentiële gedragsnormen.

En daar zit de crux, cultuur wordt namelijk bepaald door ons gedrag. De sterkste vorm is die van ons dagelijks handelen. Begroet je mensen, pak je vuil op wanneer je dat ziet liggen, flos jij je tanden? En lean draait om een specifieke cultuur, waarvan er één principe er wat mij betreft met kop en schouders bovenuit steekt. En ik ken weinigen die deze zomaar kunnen benoemen. Ook niet in het lean-wereldje. Daarom een korte uitleg.

Afstemmingsverliezen

Er wordt veel over verspillingen gesproken, waarbij de grootste verspilling die van ‘ongebruikte kennis’ is. In ons kennisintensieve wereldje zit de verspilling vooral in de transport van kennis, ofwel overdracht. De afstemmingsverliezen zijn enorm. En nee, meer communiceren helpt niet! Laten we even teruggaan naar waar dit probleem vandaan komt.

Vanuit de industriële revolutie zijn we ons gaan organiseren in specialisaties. Dat had te maken met het snel efficiënt kunnen inzetten van mensen, zonder enige voorkennis. Het kunnen lezen en schrijven was niet standaard. Er werd voor je gedacht. Dat was 150 jaar geleden. Maar ook toen al, kon men zelf denken. Echter, tegenwoordig is nagenoeg iedereen goed onderwezen en zijn producten (en diensten) vele malen complexer. Het wordt daarmee steeds lastiger om elkaar te begrijpen.

En toch communiceren we met elkaar op een manier waarbij er erg veel ruis op de lijn zit. Je kent het wel van vroeger, het fluisterspelletje. Een simpele zin in het begin wordt een hilarische zin aan het eind. Vreemd genoeg communiceren we als volwassenen in het bedrijfsleven nog steeds hetzelfde, het is één groot fluisterspel. Nu zijn het geen individuen die een simpele zin overdragen, maar afdelingen die hele dossiers doorschuiven. En dan verwachten we dat de ander ons begrijpt? Vreemd! Vandaar mijn nadruk op dit belangrijke lean-principe.

Begrijpen we elkaar?

Het uitgangspunt zou dus moeten zijn om die enorme communicatie-ruis te verminderen. Dat doe je niet door hetzelfde bericht vaker te herhalen. Daar zijn we goed in, lekker veel vergaderen. Tegenover elkaar en zenden maar. Het belangrijkste lean-principe stelt dat ‘we er alles aan moeten doen om elkaar te begrijpen’. Dat heet in lean-termen respect. De vraag is dus: doen we er wel alles aan om elkaar te begrijpen?

Je moet er namelijk vanuit gaan dat iedereen een stukje van de waarheid heeft. De kunst is om tot een gedeelde waarheid te komen. Dat is niet per se dé waarheid, maar het komt er wel dichterbij. Plus, dat je er tenminste met elkaar over eens bent dat dit het gemeenschappelijke beeld is. En dat is mooi, iets gemeenschappelijks. Dat praat een stuk eenvoudiger, en ook veel prettiger. Geen ‘wij en zij’, maar ‘wij, samen’. En hoe doe je dat dan, ‘er alles aan doen om elkaar te begrijpen?’

Mensen zijn visueel ingesteld. Doe maar een test. Wijs naar links en zeg rechts bij een uitleg. Dan doet men wat ze zien. We zijn het ook gewend, zoals bij wegwijzers. Iconen werken beter dan teksten. Je ziet het dan in een oogopslag. Daarvoor is visuele communicatie (visual management) binnen lean zo’n belangrijk onderdeel. Dat is dus een afgeleide van het onderliggende principe. We werken in lean daarom het liefst met praatplaatjes, post-its en kleuren. Hoe dat eruit ziet en wat dat brengt lees je in onderstaande drie voorbeelden.

Visuele communicatie

Het eerst voorbeeld gebruik ik altijd in mijn eigen masterclasses en trainingen, omdat ik dit echt sprekend vind hoe het kan. Het gaat om de bouw van nieuwe sluizen naast bestaande. Het is een complex project met veel partijen die verschillende talen spreken. Als praatplaatje hebben ze een tafel gemaakt waarop luchtfoto’s van de situatie zijn geplakt. De sluizen zijn uitgesneden en in 3D geprinte elementen erin gezet. Groot materieel zoals kranen staan er zelfs in. Dit praat toch een heel stuk makkelijker dan het klassieke vergaderen met ieder een papier voor z’n neus?!

Een ander voorbeeld komt uit de zorg. Dat gaat over de bouw van een nieuw ziekenhuis, waarbij er uiteindelijk tekeningen gemaakt zijn van elke afdeling. Aangezien het ziekenhuispersoneel mocht meedenken over de indeling, kijkt men ook mee met de tekeningen. Maar ja, dat is nog niet zo eenvoudig je daarin te verplaatsen. Figuurlijk, maar ook letterlijk. Hoe mooi zou het zijn wanneer je alvast kon testen of hetgeen bedacht was wel zo slim is? Daar kwam men achter door uiteindelijk alle zeventien afdelingen in karton, schaal 1 op 1, na te bouwen! Lees ook deze case daarover.

En dan nog een actueel voorbeeld waar ik nu zelf mee aan de slag ben. Dat is bij een bedrijf die machines bouwt voor kassen, waarbij planten automatisch verplaatst worden. Een zeer innovatieve club, waar men graag klantspecifieke oplossingen levert. Het probleem is, nog meer dan bij standaardoplossingen, dat de complexiteit hoger is door allerlei maatwerk. Er zijn dus nogal wat issues die getackeld moeten worden. Maar dan moet je die wel tijdig signaleren en gestructureerd opvolgen. Dat is wat je hier ziet, met een kanban-bord voor alle aandachtspunten.

Heb jij ook mooie voorbeelden? Deel ze gerust en wie weet gebruik ik ze ooit in een van mijn boeken (met jouw naam erbij).