Wat is lean en wat zijn de principes?

Lean is – in het kort – een manier van denken en doen, waarbij een organisatie zich richt op het maximaliseren van klantwaarde (in bredere zin: tevredenheid bij alle betrokkenen) en daarbij verspillingen minimaliseert. Als grootste verspilling wordt de onbenutte creativiteit van medewerkers gezien, ofwel verspilling van kennis. Lean focust zich daarom op leren, waarbij een organisatie op het ultieme niveau een lerende organisatie is. Daarmee kan het zich aanpassen aan onvoorspelbare, dynamische omstandigheden (agility).

Het gehele managementsysteem kunnen we uitleggen als een huis. Waarom een huis? Omdat een huis een gestructureerd systeem is. Elk element in het huis is op zichzelf cruciaal, maar belangrijker is de manier waarop de elementen elkaar versterken. Het lean-huis bestaat uit vijf hoofdelementen met onderliggende principes.

De ondergrond: purpose

Lean begint bij een degelijke ondergrond, omdat al het andere daar verder op gebouwd wordt. Die ondergrond staat voor de reden van bestaan, op de lange termijn. Dit noemen we purpose. De purpose is de manier om het ‘waarom’ vast te leggen, het geeft ideeën over de algemene richting en daarmee focus. Het vormt de drijfveer voor het verwezenlijken van een droom en heeft zodoende een sterk bindende functie (alignment).

Het dak: waarde

Het doel – het spreekwoordelijke dak boven ons hoofd – is waarde creëren voor de klant, of in bredere zin tevredenheid bij alle betrokkenen. Het is belangrijk dat de organisatie een visie vormt op dit doel. Een toekomstbeeld, een droom, die inspirerend werkt. Zo maken we de energie los die in de purpose zit. Daarom is het erg belangrijk te weten waarmee we de klant blij kunnen maken (veel waarde zit in ergernissen wegnemen) en iedereen daaromheen trots op het bereikte resultaat.

Het fundament: waardestroom

Het stabiliserend fundament van het lean-huis krijgt binnen lean-trajecten verrassend weinig aandacht (evenals de ondergrond), terwijl dit toch de basis vormt voor de rest. Waarom stabiliteit zo belangrijk is? Omdat onvoorspelbare en onbetrouwbare processen enorme verstoringen veroorzaken voor de rest van het systeem, dat de andere elementen van het lean-huis daar last van hebben. Waarde moet wel kunnen stromen!

Ervaar het met een workshop

De pijlers: kwaliteit en tijdigheid

Deze pijlers noemen we in lean-termen respectievelijk jidoka en just-in-time. Jidoka gaat over kwaliteit inbouwen in het proces. De eigenschap om afwijkingen te detecteren, zodat er geen fouten worden geproduceerd of doorgegeven. In bredere zin gaat het om werknemers te laten reflecteren op alle mogelijke alternatieven voor de best mogelijke oplossing. Just-in-time gaat over ritmische flow. Door ritme aan te brengen in processen, kunnen we onderbrekingen en verstoringen zien en elimineren. Hierdoor kunnen we het systeem geleidelijk aan versnellen.

“De grootste verspilling is het niet aanspreken van de mogelijkheden van mensen.”

De kern: gedrag

Alles valt en staat met het juiste gedrag. Binnen lean-systemen wordt hier veel aandacht aan besteed omdat het juiste proces leidt tot de juiste resultaten. De kernprincipes voor dit gedrag gaan erover om leren te stimuleren, in kleine stapjes, waarbij we terug gaan naar de bron, grondig afstemmen en werken in cross-functionele teams. Niet alleen intern maar ook met leveranciers, die we bij voorkeur als partner behandelen.

Concluderend

Deze vijf elementen versterken elkaar en hebben evenveel aandacht nodig. Velen blijven nalatig doordat ze de ondergrond, het fundament of de kern nauwelijks aandacht geven. Dat is als dweilen met de kraan open. Wat nodig is, is een balans in het gebruik van de methoden van het lean-huis. En dat is niet eenvoudig. Hoe dat komt? Het systeem zit vol innerlijke tegenstrijdigheden. Als guide kan ik je hierbij helpen, dat maakt de reis een stuk plezieriger.

Lees alles in mijn boek ‘Lean basis’

Lees hier over lean in projecten