Hoe pas je lean toe, met name in projecten?

De vertaalslag naar een kennisintensieve, laag-cyclische omgeving – zoals projecten – is voor velen moeilijk. Terwijl de lean-filosofie daar heel goed toepasbaar is en juist nog meer effect heeft. Maar hoe maak je die vertaalslag? Daarvoor kunnen we gebruik maken van een vijftal bouwstenen die overeenkomen met de hoofdelementen van het lean-huis: waarde (ontdekken), waardestroom (zichtbaar maken), tijdigheid (ritme aanbrengen), kwaliteit (alternatieven onderzoeken) en gedrag (cross-functioneel teamwork).

Waarde: gemba-onderzoek

Binnen de lean-filosofie wordt het leveren van klantwaarde gezien als het belangrijkste doel van de organisatie. Het achterhalen van de klantbehoefte doet men door te onderzoeken vanuit de gebruiker (evidence-based design). Om te zorgen dat het maximale wordt gehaald uit een dergelijk ontdekkingsproces, worden teamleden uitgebreid getraind in het evalueren van producten om problemen te kunnen identificeren en kansen voor verbeteringen te leren herkennen.

Waardestroom: zichtbaar maken

Om de waarde te laten stromen moet iedereen, die aan het project werkt, de waarde in het vizier kunnen houden. Daarom gebruiken we visueel management (met 5S) in informatievoorziening. Dat kan door over elk project de voortgangsinformatie te tonen (kleurcodering groen/rood). Hiermee kunnen alle teamleden in één oogopslag laat zien hoe het werk ervoor staat. Een veelgebruikte lean-methodiek is het pull-plannen en het gebruik van een obeya (speciale lean-projectruimte).

Leer het in een Masterclass

Tijdigheid: ritme aanbrengen

Succesvolle projecten starten vanuit de benadering dat het project een proces is. Net als elk ander proces heeft het een ritme en herhalende cycli van activiteiten. De kunst is dit proces te standaardiseren en het herhalende ritme naar boven te halen; dat maakt continue verbetering mogelijk. De beruchte flow-brekers zijn namelijk ook te herkennen in een project, en dus te elimineren. Daarom werken we met pull-borden, om kennis gelijkmatig door het systeem te trekken.

Kwaliteit: alternatieven onderzoeken

Het jidoka-concept van kwaliteit inbouwen in het proces is prima uit te breiden naar een projectomgeving. Dit doen we door alle best mogelijke resources zo vroeg mogelijk in het proces te betrekken (frontloading & concurrent engineering). Het uitgangspunt hierbij is het gezamenlijk afwegen van een breed palet aan alternatieven, oftewel een set-based benadering. Dat zijn integrale ontwerpprocessen waarbij waarde creëren binnen kostencriteria voorop staat. Hierbij helpt het om te werken volgens de obeya-principes.

Download gratis e-book

Gedrag: cross-functioneel teamwork

Het doel van cross-functionele teams (inclusief leveranciers) is dat kennis, verantwoordelijkheid, uitvoering en feedback zorgvuldig worden samengebracht. Hiermee garanderen ze ten eerste dat de vertaling van klanteisen onderweg niet verloren gaat. Ten tweede zorgen ze voor vroegtijdige identificatie van problemen. Ten derde integreren ze functionele kennis in de ontwikkeling van nieuwe producten. Resultaat: meer klantfocus, kortere doorlooptijden en hogere productiviteit.

Concluderend

Vergelijk het met een teamsport, zoals roeien. Je kunt per stuk fantastische roeiers hebben, maar wanneer ze samen in een boot moeten roeien dan vereist dat een uiterste coördinatie en heel veel training om het geheel in perfecte slag te houden. Ditzelfde geldt voor projecten, de gehele organisatie en de keten. De doeltreffendheid wordt niet bepaald door de vaardigheden van een enkel organisatieonderdeel, maar door de naadloze integratie en samenwerking van alle specialisten die werken aan de waardestroom. Alleen dan is het mogelijk met innovatieve oplossingen te komen, en dat terwijl de risico’s kleiner zijn.

Lees ‘Lean vertaald naar projecten’

Lees hier over lean transformatie