Pull-bord, de kanban voor informatie

Wat is een pull-bord?

Een pull-bord is een kanban-bord voor informatie. Kanban is een systeem om inzichtelijk (visueel) te maken wie, wat, wanneer nodig heeft. We kennen dat uit een productieomgeving waarbij het meestal om materiaal gaat. Een pull-bord is bedoeld om informatie door een systeem te trekken.

Hiermee kunnen we ritme aanbrengen in een kennisintensieve omgeving, zoals projecten. Informatie wordt in zo klein mogelijke hoeveelheden (batches) verwerkt. Het pull-bord zorgt dat er geen overbelasting ontstaat, maar werknemers een gelijkmatige hoeveelheid werk onderhanden hebben. Daarbij werkt het als statusbord, waarbij men kan zien of er iets ergens stagneert.

Het werk in kleine porties verdelen en met een cadans verwerken door middel van een pull-bord, zien we ook terug in het ontwikkelen van software op basis van de scrum-methodiek.

Waarom een pull-bord?

Het algemene lean-principe is om te plannen op één specifieke plek (het pacemaker-proces) en dan het materiaal, in dit geval veelal informatie, naar dat punt te trekken. In een productieomgeving worden via kanbans signalen afgegeven voor het vraaggestuurd (pull) aanvullen van materiaal. Bij projecten zijn het kennis en informatie die vereist worden door stroomafwaartse activiteiten.

Om te voorkomen dat de enorme hoeveelheden aan data niet naar iedereen worden gepusht, is het aan de individuele projectdeelnemer om te weten waar hij of zij verantwoordelijk voor is, te nemen wat nodig is en te weten waar dit te halen is. Het onderliggende principe is dat iedereen toegang heeft tot alle benodigde data.

De rol van de projectmanager verandert van het in de gaten houden van datums (wanneer wat zou moeten beginnen), naar het managen van overdrachten tussen activiteiten. Zo zorgt hij ervoor dat wanneer een eerdere stap af is, de volgende stap kan beginnen. Statusborden werken daarbij als pull-borden, ze geven aan wanneer welke belangrijke informatie nodig is. Wanneer vertraging optreedt in het leveren van deze informatie, wordt dit direct gesignaleerd. Dus niet na enkele maanden of weken, maar binnen enkele dagen of uren. Zo kunnen we direct bijsturen.

Ontdek het in een Masterclass

Hoe werkt een pull-bord?

Aangezien de klantvraag zelden genivelleerd is, wordt de klantvraag eerst uitgestreken over de tijd waardoor er een gelijkmatig ritme ontstaat, een cadans. De informatie wordt in zo klein mogelijke hoeveelheden (batches) verwerkt. Dit gebeurt door het cross-functionele team (equivalent in projecten voor de one-piece-flow-cell). Dat team is toegespitst op het productontwerp dat, wanneer nodig, informatie trekt door deze virtuele werkunit. De uitvoering hiervan vereist wel de nodige discipline en standaardisatie.

Om het principe beter te begrijpen kun je onderstaande video bekijken waarin het principes van een kanban-bord wordt uitgelegd in een animatie. Daarin vertellen ze ook over het plaatsen van limieten voor onderhanden-werk (WIP Limits), zodat je overbelasting voorkomt en signalen van stagnatie kunt oppikken om als team samen het probleem aan te pakken.

Het kan overigens gewoon op een horizontale flipover-vel met post-its bij jezelf thuis voor je eigen werk. Wil je digitaal en in groepen iets dergelijks, dan kun je het makkelijk aanmaken in Microsoft Teams (Planning Bord) als je daar al mee werkt. Er zijn vele andere online tools, een Nederlandse is bijvoorbeeld Coimbee. Keuze genoeg, maar mijn advies: hou het simpel en overzichtelijk. Daarbij: ritme in gebruik (dagelijks/wekelijks) bepaalt voor een groot deel het succes!

Meer weten? Lees boek Contact