Je kent het wel, dat er ellenlange discussies zijn over de inhoud van bijvoorbeeld een project. Dat komt mede doordat er nauwelijks aandacht wordt besteed aan het onderliggende proces. En dat is een groot verschil met hoe succesvolle, innovatieve organisaties zoals Google en Toyota opereren. Dat gaat over interactie, problemen en reflectie daarop. Het maakt de weg vrij voor doelgericht werken. En dat in alle vrijheid. Een ogenschijnlijke tegenstelling.
Het punt is, dat we zoveel druk over de voortgang ervaren en daardoor onszelf verliezen in de inhoud. Snel keuzes maken, en hop weer verder (hopen we dan). Helaas komen we onszelf later weer tegen, waarbij voorgaande discussies opgerakeld worden. Dat terwijl de tijdsdruk al zo groot was. We zullen het proces een integraal onderdeel van de inhoudelijke voortgang moeten maken. Maar hoe?
Begin met houvast
Als je naast de inhoud ook het proces bespreekbaar wil maken, dan moet er wel een proces zijn. Daarmee doel ik niet op procesbeschrijvingen, maar op enige structuur. Niks ingewikkelds, dat kan al vrij simpel. Het gaat namelijk om enige houvast. Wat bespreken we? Wanneer bespreken we het? Hoe bespreken we dat? Hebben we inzicht in de aandachtspunten? Eigenlijk allemaal basale zaken. Anders blijft het ad-hoc en blijven we juist in de inhoud hangen.
Wat ik zie, nu we massaal thuiswerken, is dat organisaties die gewend zijn aan het ritmisch en gestructureerd overleggen op basis van bijvoorbeeld een kanban-bord (pull-bord), minder moeite hebben dit een vervolg te geven in de huidige online-situatie. Omdat bij hun het proces al net zo’n gewoonte is als de inhoud, ze heel gemakkelijk overschakelen. En ze blijven kritisch naar het proces kijken, want digitaal vallen andere dingen op. Echter, het valt en staat met ritme.
Ritme is als sporten
Vergelijk het met sporten. Bij de meeste mensen werkt ad-hoc sporten niet. Indien het ongepland blijft stellen we het uit, vergeten het of vervalt het helemaal. Wil je conditie opbouwen dan is wekelijks sporten een minimaal ritme. Elke dag is leuk, maar daar moet je lichaam wel aan wennen. Anders loop je blessures op. Bouw het dus langzaam op. Ook op het werk, anders haken mensen af. Het kan ook teveel van het goede zijn.
En net als met sporten werkt dat het beste wanneer je een vaste dag en tijd hiervoor hebt. Je blokkeert je agenda en geeft daarmee prioriteit. Daarbij is het helder naar anderen toe, wanneer je hier mee bezig bent. Thuis werkt dat zo en op je werk is dat niet anders. Ritme geeft helderheid en daarmee rust. Zie je werk daarom als sport, leren is geestelijk fitter worden.
Ruimte voor reflectie
Naast het houvast en vooral ritme gaat het er ook om, om tijd te nemen voor reflectie. Want anders zijn we alsnog alleen maar met de inhoud bezig. Hoe gaat het overleg? Hebben we het over de juiste zaken? Dat betreft effectiviteit, dat is belangrijker dan efficiënt zijn. Niet effectief maar wel efficiënt zijn zorgt dat je snel, maar de verkeerder kant op gaat. Terwijl het eerst gaat om de juiste dingen te doen.
Bespreek daarom regelmatig hoe iets gaat en of dat de volgende keer beter kan. Dat maakt het vaak ook plezieriger. Maak het gedoe, ook van het proces, dus bespreekbaar. Waarover ik overigens al een blog heb geschreven. Wel fijn wanneer je het niet alleen bespreekt, maar alle issues ook bijhoudt. Zoals eerder beschreven werk dat het beste door het visueel inzichtelijk te houden op een pull-bord (dat kan ook digitaal). Want ook dat geeft houvast.
Geen reacties