Instabiliteit in projecten?

Wanneer ik bij organisaties kom om ze te helpen in hun projectomgeving, zijn er verschillende aanvliegroutes. Waar het echter acht van de tien keer op neer komt, is dat er eerst aandacht besteed moet worden aan het stabiliseren. Het mooie is dat dit juist ook aandacht geeft aan de mensen en werkplezier. Het hoe en waarom lees je hier.

Met onze lean-bril op zien we veel verspillingen en willen graag continu verbeteren. Niets mis mee, maar voordat je het weet is het dweilen met de kraan open. We willen dus eerst die kraan dicht zetten en leren waar de oorzaak ligt. Zo is de grote instabiele factor in een projectmatig werkende organisatie dat men de projecten zelden op tijd af krijgt. Maar waar komt dit door?

Afstemmingsverliezen

In kennisintensieve organisaties, zoals projectgedreven organisaties, is de materie vaak complex en is er veel afstemming vereist. En daar zit gelijk het grote probleem. We denken dat we alles heel goed afstemmen door vanalles op papier te zetten, liefst in ellenlange documenten. Daarmee is niet gezegd dat iedereen dat begrijp en het volledige plaatje in zijn hoofd heeft.

Door het gebrek hieraan kunnen er aantal dingen gebeuren. We zien de onvolledigheden niet, dus we lopen onnodig risico. Of we zien ze te laat, waardoor er spoedacties nodig zijn. Of we zien ze wel, maar durven dat niet te melden. Of we durven wel, maar er wordt niets mee gedaan. Allemaal frustrerend, want het verstoort onze  ‘flow’.

Het probleem zit hem in de afstemmingsverliezen in onze klassieke manier van afstemmen. De enorme ruis op de communicatielijn is zo groot, dat het lijkt op een groot fluisterspel. Daarvan kennen we als kind al het effect. Daar moeten we dus iets aan doen. Maar wat?

Praatplaatje

We zijn goed in aannames en denken dat een ander het wel snapt. Maar iedereen heeft een eigen beeld van de werkelijkheid. Het is de kunst om al die deel-werkelijkheden met elkaar te verbinden en tot een gedeelde ‘werkelijkheid’ te komen (tenminste, zo dichtbij mogelijk). Dat doen we door wat ik een praatplaatje noem. Kunnen we hetgeen waar we over praten ook visualiseren?

De gedachte is al snel “bij ons kan dat niet”. Je zult je verbazen over wat er mogelijk is met bestaande middelen. Dat bewees onlangs nog een cursist van me, die werkt in een ziekenhuis. Ze hadden in hun MT al ruim een halfjaar discussie over bedbezettingen. Om de discussie richting en houvast te geven heeft ze alles gevisualiseerd met stroken gekleurd papier. Ze creëerde dus een praatplaatje. Resultaat, een gericht dialoog met besluitvorming.

Niet alleen werd de impasse doorbroken, er kwam ook enorm veel energie bij de deelnemers vrij! En dat is waar ik weer energie van krijg om hier dagelijks mee aan de slag te zijn. Menselijk potentieel vrijmaken om tot grote hoogte te stijgen. We zitten te vaak vast in onze eigen gedachte. Creëer dus een zogenaamd dialoogplatform. Maak ieders denken expliciet, maak het visueel.

Rust en ruimte

Het resultaat van dit alles is meerledig. Het eerste wat er gebeurt is dat er overzicht komt in wat er speelt. Het mooie effect daarvan is dat men meer rust ervaart. Want vaak heeft men last van constante onrust in het hoofd, het gevoel iets over het hoofd te zien. Dat valt weg, hoor ik van menigeen die er mee aan de slag gaat. Ze ervaren zelfs minder stress, ook al is het druk. Maar vaak druk op een prettigere manier, want men voelt dat men ‘in control’ is (en niet zozeer worden geleefd door de waan van de dag).

Deze rust, door overzicht en grip op wat er speelt, geeft ruimte. Eerst ruimte voor een bredere blik op wat er verder gaande is in het project. Je bent niet alleen bezig met je eigen hachje, maar hebt ruimte (in het hoofd en qua tijd) om mee te denken met anderen. Des te meer ruimte je ervaart en des te stabieler de projecten verlopen, des te meer tijd en energie medewerkers overhouden voor zaken die er toe doen. Zoals de broodnodige productontwikkeling en innovatie.

En mocht er onverhoopt toch iets mis gaan? Dan is dat niet de druppel waardoor het systeem krakend tot stilstand komt. De machine loopt dan al zo geolied, dat er snel gehandeld kan worden. Ook omdat men dit in het ritme gewend is, om issues gezamenlijk op te pakken.

Meer weten hoe ik jou daar mee kan helpen? Neem gerust contact met me op.