Maak van gedoe, werkgeluk!

Meer werkplezier willen we allemaal. Wanneer je mensen vraagt ‘een heerlijke werkdag’ te omschrijven dan komen ze steevast met woorden als: voldoening, energie en geluk. Bij enige navraag wat daarachter zit komt het veelal neer op dat men het geplande werk zonder verstoringen heeft volbracht. Iets op een fijne manier bereiken geeft dus voldoening, energie en zelfs geluk. Daar moeten we ons dan ook op richten. Hoe?

Binnen het lean gedachtegoed is flow creëren niet voor niets een belangrijk element. Dit heeft te maken met het principe van respect. Ohno vond dat het respectloos is om mensen onzinnig werk te laten doen. Dat onzinnige zit hem vaak in zaken die overbodig worden wanneer we ons op een soepele doorstroming van het werk richten. Maar waar begin je?

Begin bij het einde

Misschien een dooddoener – alhoewel menig organisatie dit niet voor elkaar heeft – is dat je begint met het einde in zicht. Met andere woorden: wat wil je uiteindelijk bereiken, wat is het groter doel dat je voor ogen hebt? Een helder doel maakt namelijk dat de keuzes om daar te komen alvast logischer maken. Daarbij hoef je ook niet bij elke ‘afslag’ te verklaren waarom je die kant op gaat.

In lean termen praten we dan veelal over waarde. Helaas is dat zo’n platgeslagen begrip geworden, dat ik hem wat anders aanvlieg in mijn uitleg. Want wat is nou waarde? De vraag is wat waardevol is voor de stakeholders, met focus op de afnemer. Voordat je het weet worden er allerlei toeters en bellen bedacht, als vertaling van waarde. Maar zit een klant daar echt op te wachten?

Wat de meeste klanten willen is dat je hun probleem oplost. Dat probleem kun je omschrijven als een ergernis. Denk maar aan lang wachten, onnodig formulieren invullen, slechte kwaliteit, onbetrouwbare resultaten, enzovoorts. Eigenlijk alles wat met ‘gedoe’ te maken heeft. Los je dit gedoe op, dan creëer je automatisch iets van waarde. Daarom is alles draadloos zo fijn. Of een dunschiller. Klittenband. Noem alle handige uitvindingen maar op.

Waarde laten stromen

Nu we weten hoe we waarde kunnen definiëren, is het de kunst om de waarde ook te laten stromen. Daarom noemen we dit ook wel de waardestroom. Waar het echter meer om draait is stabiliteit. Dat vergt wellicht enige uitleg. Waar we namelijk last van hebben is het tegenovergestelde: instabiliteit. Instabiele systemen zorgen dat we niet voorspelbaar en betrouwbaar zaken kunnen opleveren aan de volgende stap in een proces en dus ook niet aan de klant.

De meeste partijen die met lean aan de slag gaan willen gelijk de verbetermotor aanzetten. Logisch, want daar ziet men het potentieel. Er valt vaak zoveel te verbeteren. Echter, een systeem dat instabiel werkt heeft eerst een verbetering nodig op het vlak van betrouwbaarheid. Dat begint veelal met zaken als 5S werkplekorganisatie, visueel management en standaardisatie. Zonder deze basale stappen is het namelijk dweilen met de kraan open. Dan helpt continu verbeteren ook niet. Het wordt zelfs frustrerend!

Mijn ervaring is dat visueel management je bewust maakt van instabiliteit. Zoals bij projecten waarbij we issues visueel maken. Vaak komt dit doordat er erg veel ruis op de afstemmingslijn zit. Traditioneel proberen we ruis te voorkomen door zoveel mogelijk in documenten vast te leggen. Maar papier is geduldig, en vergroot de ruis alleen maar meer. We blijven langs elkaar heen praten. Terwijl het gaat om een van de belangrijkste lean-principes: er ALLES aan doen om elkaar te begrijpen (valt ook onder de noemen respect). Daarom is het pull-plannen zo’n krachtige tool, evenals het gebruik van een obeya.

Gedoe bespreekbaar maken

Het mooie aan deze principes is, dat het zelf allemaal weinig gedoe is om mee te werken. De mensen die hier mee aan de slag gaan zie je vaak opgelucht ademhalen. Er is dus een manier om alle ruis vroegtijdig af te vangen en daarmee te voorkomen dat het verderop in een proces/project voor problemen zorgt. Tuurlijk blijven er dingen over die niet lekker gaan. En dat is juist het mooie, door een bespreek-ritme (dagelijks/wekelijks) komt gedoe sneller op tafel zodat het eigenlijk minder gedoe wordt.

De kunst is om dan niet alleen met de inhoud bezig te zijn, maar ook het onderliggend proces continu onder de loep te nemen. Inhoud en proces zijn twee kanten van dezelfde medaille! Van daaruit komen de noodzakelijk verbeteringen. Niet alleen kleine dingen, maar ook grote systemische zaken. Denk daarbij aan het eerder betrekken van de juiste mensen (frontloading) als voorbode van concurrent engineering. Een belangrijke stap waarbij kostbare rework verderop zal verminderen.

Het systeem stabiliseert zich. Er komt tijd vrij voor – de meer toekomstgerichte – innovatie (t.o.v. brandjes blussen). En je zult zien dat mensen opbloeien. De wat stillere personen, die vaak overschreeuwd worden door de ad-hoc blussers, krijgen namelijk een kans om hun mening te uiten. En ze zien dat er ook iets mee gedaan wordt. Het team focust namelijk op het doel, wat dat in de weg staat wordt aangepakt. Al dan niet projectoverstijgend. Resultaat: meer voldoening, energie en geluk. En daar doen we iedereen een plezier mee!

Dus, welk gedoe ga jij oplossen?