VSM, de waardestroom in kaart brengen

Wat is value stream mapping (VSM)?

VSM staat voor het in kaart brengen (mapping) van de gehéle waardestroom (value stream). En dat voor elke productfamilie. De value stream beschrijft, in tegenstelling tot veel andere proceskaarten, zowel de waarde- als de niet-waardetoevoegende stappen (in ieder geval qua tijd).

VSM is een krachtige tool omdat het meer dan alleen het proces helpt visualiseren. Het dient als een gemeenschappelijke taal voor alle deelnemers, een ‘praatplaatje’. Bij Toyota staat deze methode bekend als Material and Information Flow Mapping. Dat is wat je in kaart brengt, enerzijds de materiaalstromen en anderzijds de informatiestromen die de materiaalstromen aansturen.

Waarom VSM?

Een onverstoorde doorstroming is waar het bij lean om draait, zowel in productie- als in projectenorganisaties, omdat dit zal leiden tot kortere doorlooptijden, de beste kwaliteit en de laagste kosten. Daarom zoeken we naar signalen van flow-brekers, zoals opstoppingen tussen stappen. Hoe een goed proces is ingedeeld, kunnen we in kaart brengen door middel van een zogenoemd spaghettidiagram. En hoe effectief we onze tijd gebruiken kunnen we aantonen met bijvoorbeeld value stream mapping.

“Flow creëren is de basisvoorwaarde.” – Taiichi Ohno (1988, p.33)

Een stap die veel organisaties nauwelijks proberen te nemen, terwijl het altijd weer een eyeopener is hoeveel verspilling er in processen zitten (tot wel 95%!). Een andere eyeopener is de ontdekking dat het gros van de processen toch redelijk repetitief is, waardoor standaardisatie best mogelijk is.

Echter, hoe krachtig een tool als VSM ook is voor het inzicht in de processtroom en de verspillingen daarin, het blijft slechts een tool. Het richt zich vooral op het proces, niet zozeer op de mens daarin. En als het slechts blijft bij een paar workshops gericht op een aantal verbeterde waardestromen, dan zijn alle inspanningen voor niets! Want zonder echte cultuurveranderingen zullen de waardestromen weer net zo verstopt raken als daarvoor.

Videotip: Over wat er gebeurt als bedrijven lean-tools gebruiken zonder de menselijke context.

Hoe werkt VSM?

Samen met de betrokkenen in het proces beginnen we bij het in kaart brengen van de huidige situatie (current state map). Dat gebeurt op basis van een gestandaardiseerde iconenset. En zoals het in lean betaamt, begint het in kaart brengen met de klant (afnemer) en werken we terug naar het begin. Dat ziet dan uit als hieronder.

Doordat een VSM de verbanden laat zien tussen informatiestromen en materiaalstromen, helpt het bij het zien van verspillingen en de oorzaken ervan. Het voldoet echter niet om losstaande problemen in bepaalde processen te identificeren en op te lossen. Daarom stopt VSM nooit bij een kaart van de huidige situatie. Die zorgt weliswaar voor een goede basis, maar de kunst is dit te vertalen in een visie voor de toekomstige situatie (future state map) met een bijbehorend actieplan (A3) dat uitgevoerd moet worden om deze visie te bereiken.

VSM voor kennisprocessen

Voor een productieomgeving is value stream mapping (VSM) zeer waardevol. En binnen een kennisintensieve projectomgeving eigenlijk nog veel meer, omdat de processen daar complexer en problematischer zijn. Het in kaart brengen van het proces geeft namelijk inzicht in de overdracht van de ene functie-activiteit naar een ander. Deze overdracht vormt een van de grootste flow-brekers (afstemmingsverliezen).

Echter, in z’n oorspronkelijke vorm is VSM bij projecten lastig toe te passen. Toch is het principe met de nodige aanpassingen wel te gebruiken. Je begint eveneens met het weergeven van de waardestroom en het (h)erkennen van het proces. Een belangrijk kenmerk van het projectproces is echter dat het meerdere parallelle activiteiten betreft, en niet zoals bij productie netjes elkaar opeenvolgende waardestromen. Daarom gebruikt men een process mapping methodiek die gemaakt is voor cross-functionele processen, bekend onder de naam Four Fields Mapping (met swim lanes).

Meer weten? Lees boek Contact