Lean-transformatie: de 4 hoofdstappen

Voor een lean-transformatie bestaat geen vaste routekaart. De route verschilt namelijk per organisatie. Wel hebben succesvolle transformaties overeenkomsten. Het vereist inzicht in de huidige situatie, en zicht op een nieuwe uitdagende situatie die de richting bepaalt. Het transformeren zelf gebeurt op een experimenterende wijze, de ontdekkingsreis. Dit vereist regelmaat en uiteindelijk betrokkenheid van de gehele keten. 

Is er een routekaart?

Voor een lean-transformatie bestaat geen vastomlijnd plan of routekaart die hetzelfde is voor alle bedrijven. Want elk bedrijf is anders en zit op een ander volwassenheidsniveau. Het tijdspad is mede afhankelijk van de afwijking tot de ‘lean-koers’. Wel hebben succesvolle transformaties overeenkomsten, zoals de stappen en initiatieven die zijn ondernomen. Belangrijk hierbij is het betrekken van de mensen om wie het gaat en ze zekerheid te geven.

Lean-transformatie Stap 1: Waar staan we nu?

Aanleiding om te veranderen is meestal een probleem: een verschil tussen de huidige en de gewenste situatie. De kunst is ten eerste om de huidige situatie – de pijnlijke werkelijkheid – zo helder, scherp, nuchter en onafhankelijk mogelijk op tafel te krijgen. We houden onszelf als het ware een spiegel voor, een moment van reflectie om daarna weer vooruit te kijken.

Weten waar jij staat?

Lean-transformatie Stap 2: Waar willen we naartoe?

Voorkom dat er activiteiten worden ontplooid zonder richting! Activiteiten die worden ondernomen om alleen maar beter te klinken, er beter uit te zien of managers tevreden te stellen, met het idee dat het dan vanzelf wel goed komt. Wil een organisatie al lerend veranderen dan moet zij zich vroegtijdig bezinnen over een tweetal kernvragen: wat is onze identiteit (purpose) en in welke richting willen we trekken (visie: aanlokkelijk toekomstbeeld over waarde)? Vragen die samen met de betrokkenen moeten worden beantwoord.

Lean-transformatie Stap 3: En nu eropuit gaan!

De moeilijkste stap is wellicht: gewoon aan de slag gaan. Er zullen altijd mensen zijn die zeggen niet te geloven dat iets werkt. En dat klopt, je weet gewoonweg niet van tevoren wanneer, waar en waarom het plan misgaat. Ongeacht hoe goed je het plant. Je zou je niet moeten afvragen of het überhaupt gaat werken, maar kijken wat er nodig is om het te laten werken. Hierdoor ga je anders denken en kom je met de slimste ideeën. Experimenteer daarom naar de volgende logische stap, richting je visie.

Lean-transformatie Stap 4: Herhaal en breid uit

Veranderen is één ding, maar hoe behouden we de gemaakte veranderingen? Veranderen gaat tegenwoordig niet meer met de oude denkwijze in de metafoor (door Kurt Lewin uit 1951) van unfreeze de huidige situatie, move naar de gewenste situatie en refreeze de nieuwe situatie. De organisatiecultuur – het gedrag – moet veranderen, zodat verbeteren een ‘way of life’ wordt. Net als sporten of gewoon plezier hebben in het leven. Dat is geen eindstadium of moment dat je vastzet. Het is een reis, een manier van reizen, naar een ideaalbeeld.

Concluderend

Het transformeren naar een lerende organisatie heeft tijd nodig om volledig tot haar recht te komen, en moet niet opgegeven worden vanwege het uitblijven van snelle resultaten. Ik noem dit het popcorneffect: het duurt even voordat de transformatie iets oplevert. “De interessante vraag is dan ook niet zozeer of een organisatie lerend is maar veeleer of ze zich ontwikkelt in de richting van een lerende organisatie”, aldus Wierdsma en Swieringa. Lean is tenslotte geen bestemming, maar een manier van reizen.

Lees ‘Lean vertaald naar projecten’

Vraag hulp aan een ervaren gids!