Veel organisaties zien dat er genoeg ruimte is voor verbetering. Dat dingen niet helemaal soepel lopen en ze weten vaak ook wat ze er aan kunnen doen. Maar op een of andere manier komen ze er niet aan toe. De keuze valt dan op het aanstellen van een manager die dit gaat regelen. Zodra ik dit hoor hou ik graag even de spiegel voor van wat er dan gebeurt. Juist, het scheiden van denken en doen… Oorzaak nummer 1 van organisaties die juist níet presteren! Hoe dan wel?
Als je de bronoorzaak weet, dan kun je daar ook wat aan doen. Echter, het is vaak moeilijker alle mensen te betrekken bij verbeteren dan het aanstellen van een manager daarvoor. Maar wil je blijvend resultaat, dan moet je leren verbeteren en elkaar leren begrijpen. Dat doe je niet met extra ruis op de lijn, maar juist door die ruis weg te nemen. Daarvoor zijn er meerdere manieren, en ik vertel je hier een waarvan ik weet dat die werkt en gewaardeerd wordt.
Gemeenschappelijk beeld in vier stappen
Wat me vaak verbaast is dat teams in een organisatie al geen goed beeld hebben hoe hun primaire proces eruit ziet. Mijn specialisatie zit in de projectwereld en dat proces is dan ook niet zo recht toe recht aan, een simpel flow-diagrammetje waar iedereen zich aan moet houden werkt daar niet. Het gaat tenslotte om creatieve, kennisintensieve, niet rechtlijnige stappen. Hoe creëer je daar een gezamenlijk beeld van?
Dat begint bij de juiste mensen te betrekken, de mensen die in het proces zelf zitten. Zij weten het beste wat er allemaal gedaan moet worden voor een klant. Naast een eerste uitleg zijn een aantal stappen om het totaal in kaart te brengen. Daar doen we dan wel een aantal sessies over. En het is allemaal heel erg hands-on: staand, visueel en zelf doen. Hier de globale stappen:
- Fasen: welke hoofdfasen zijn er en hoe noemt je die? Deze stap staat er snel, maar de naamgeving blijkt al een eerste punt van (kleine) discussie, de eerste ruis. Globale fasen zijn vaak: verkooptraject, opstart project, uitwerking project, uitvoering, oplevering & afsluit.
- Stappen: welke stappen zijn er nodig per fase? Dit is al een lastige, want je wilt niet teveel detail, dat komt later bij de input/output checks. Het mooie is dat je gelijk issues kunt afvangen, om later mee te nemen bij de verbeteracties.
- Rollen & verantwoordelijkheden: welke rollen zijn er en bij welke stap is wie in de lead en wie betrokken? Het denken in rollen (ipv functies of personen) is vaak al een hele verandering. Maar nodig omdat functies en personen veranderen, en rollen altijd wel blijven.
- Input & output: wat heb je nodig en wat is het resultaat per processtap? Hier staan de details, zoals het gebruik van templates en checklisten. Hier zitten vaak de praktische verbeteringen: standaardisatie van werkwijzen.
Inzicht als begin van verbeteren
Dat zijn de vier globale zaken die we in kaart brengen. Maar dan ben je er nog (lang) niet. Wel heb je al een eerste winst geboekt, namelijk een gedragen gezamenlijk beeld van hoe het primaire (project)proces eruit ziet. Dat is een eerste stap om de onderlinge ruis te verlagen. Een beter inzicht en begrip voor hoe we (samen)werken.
Let wel, daarna begint het pas echt! Tenminste als je wilt verbeteren, want je zult dan ook de pijnpunten moeten aanpakken. Want pas als je dat doet, dan win je tijd door het verlagen van de afstemmingsverliezen en rework. Bespaarde tijd aan ergernissen die je kunt besteden aan nieuwe verbeteringen, samenwerken en waarde voor de klant. Ofwel, meer met minder. Wie wil dat niet?
PS: Herken je dit en wil je ook verbeteren? Neem dan vrijblijvend contact met me op.
Geen reacties