Wie gewend is aan samenwerken op basis van teamborden heeft vast al moeten schakelen naar iets digitaals. Er zijn genoeg opties. Je wordt online bestookt met reclames van deze aanbieders. Op zich hebben ze allemaal wel iets in zich. Je kunt kaarten aanmaken en daar gestructureerd namen en data aanhangen en zoveel verrijken als je wilt. Dit biedt de optie om daar weer iets mee te doen. Leuk als je erg data-gedreven bent en van de vast structuur. Maar wat als je juist een creatief proces hebt?
Ik werk namelijk vaak in omgevingen met ontwerp-processen, zoals engineering. Of waar de vrije vorm belangrijker is dan statistische data over hoe lang iets duurt. Omgevingen waar het om het dialoog draait en niet om het afvinken van actiepunten. Daarom was ik altijd wat huiverig voor de meeste online tools. Maar ergens onderweg kwam ik iets tegen waarover ik eindelijk wel enthousiast kan zijn. Dat heeft vooral te maken met de vrijheid en creativiteit die het ondersteunt.
Visueel genoeg?
Normaal gesproken kiezen we een ruimte met muren waar we lekker veel op visualiseren. Waarin we ‘praatplaatjes’ kunnen creëren. Denk aan tekeningen, foto’s, planningen, issue-borden (kanban) enzovoort. Dit alles tezamen maakt dat we elkaar leren begrijpen. Wat is het doel? Waar hebben we het over? Waar zitten de vaagheden? Wat moeten we verhelderen? Wat is belangrijk en wie pakt wat op?
Dat laatste kennen we wel van de online tools, want die bieden juist die structuur. Om bijvoorbeeld een eigen kanban-bord te maken. Tenminste, je kunt kolommen maken van de verschillende stappen. Maar soms wil ik ook rijen kunnen gebruiken, voor bijvoorbeeld een persoon of afdeling of deliverable. Want dan heb je snel inzicht hoeveel werk zich waar bevindt, in plaats van lange rijen met acties in elke kolom.
De essentie in beeld
En dan de tekeningen en andere verrijkingen, waar staan die? Projectmanagement is niet het afvinken van acties. De essentie zit in het creëren van een gezamenlijk beeld over het resultaat. Begrijpen we elkaar? Waar is niet helder? Welke vragen hebben we nog? Dat zijn tevens risico’s. In dat geval halen we de expertise van mensen naar boven. Dat verneem je aan het onderlinge dialoog. Het wederzijds begrip en daardoor vertrouwen. Zonder dit proces merk ik dat we eerder naar elkaar snauwen over acties. Terwijl we juist elkaar zouden moeten helpen om verder te komen.
Daarom ben ik enthousiast over online plekken waar de essentie wel in beeld gebracht kan worden. Free format, iedere organisatie creëert z’n eigen stijl. Het online dialoog kunnen we dan eenvoudiger laten beginnen bij de doelen, switchen naar tekeningen en beschrijvingen. Ondertussen vangen we issues op, om daarna te focussen op het afhandelen van issues en acties. Het is lastig uit te leggen, maar een plaatje zegt wellicht meer. Hieronder een screenshot uit Mural. Links staan doel, deliverables en documentatie. Onderin staan relevante tekeningen. Rechtsboven het bekende kanban-bord.
Door deze vrijere opmaak – wat meer lijkt op een muur in een ruimte zoals op het werk – merken we dat het in een team eerst gaat over de juiste dingen doen (effectiviteit) en dan pas over de dingen juist doen (efficiënt). De kwaliteit van de beslissingen wordt beter, omdat we een gericht dialoog kunnen voeren op basis van de praatplaatjes ‘om ons heen’. Zoals eerder gesteld, ik was nooit zo van het digitale, maar dit komt bij een fysieke omgeving in de buurt. Wie ook iets dergelijks zoekt, wil ik gerust eens wegwijs maken.
Geen reacties