Skills-matrix: waarom steeds meer organisaties overstappen

Veel organisaties maken gebruik van functieprofielen om hun medewerkers te beoordelen en te ontwikkelen. Een functieprofiel beschrijft de taken, verantwoordelijkheden, vaardigheden en ervaring die vereist zijn voor een bepaalde functie. Hoewel functieprofielen al decennialang worden gebruikt, zijn ze niet zonder beperkingen. In de afgelopen jaren is er dan ook een verschuiving opgetreden naar het gebruik van een skills-matrix om medewerkers te beoordelen en te ontwikkelen.

Een skills-matrix is een hulpmiddel dat inzicht biedt in de vaardigheden van medewerkers en de vaardigheden die vereist zijn voor verschillende taken en projecten. In tegenstelling tot een functieprofiel, dat de nadruk legt op specifieke taken en verantwoordelijkheden, richt een skills-matrix zich op de vaardigheden die nodig zijn om deze taken uit te voeren. Een skills-matrix is een dynamisch hulpmiddel dat kan worden aangepast aan de veranderende behoeften van een organisatie en haar medewerkers.

Vier hoofdredenen om over te stappen

Er zijn verschillende redenen waarom organisaties overstappen op het gebruik van een skills-matrix:

1. Flexibiliteit: Een skills-matrix biedt meer flexibiliteit dan een functieprofiel. Het geeft organisaties de mogelijkheid om te reageren op veranderende behoeften en om de vaardigheden van medewerkers te ontwikkelen om aan deze behoeften te voldoen.

2. Objectiviteit: Een skills-matrix is objectiever dan een functieprofiel. Het legt de nadruk op de vaardigheden die nodig zijn om een taak uit te voeren, in plaats van op de persoon die de taak uitvoert. Dit maakt het gemakkelijker om medewerkers te beoordelen op basis van hun vaardigheden, in plaats van op basis van hun persoonlijke kenmerken.

3. Ontwikkeling: Een skills-matrix stimuleert de ontwikkeling van medewerkers. Het biedt inzicht in de vaardigheden die een medewerker al bezit en de vaardigheden die hij of zij nog moet ontwikkelen. Dit stelt organisaties in staat om gerichte ontwikkelingsplannen op te stellen die de vaardigheden van medewerkers versterken en hun carrièremogelijkheden vergroten.

4. Transparantie: Een skills-matrix maakt het gemakkelijker om de vaardigheden van medewerkers in kaart te brengen en te communiceren. Hierdoor kunnen organisaties transparanter zijn over de vaardigheden die nodig zijn voor verschillende taken en projecten, en kunnen medewerkers beter begrijpen welke vaardigheden ze moeten ontwikkelen om hun taken succesvol uit te voeren.

Hoe ziet de skills-matrix eruit en hoe gebruik je het?

Over het algemeen bestaat een skills-matrix uit een tabel waarin de verschillende vaardigheden en competenties worden vermeld die nodig zijn voor het uitvoeren van specifieke taken of functies. Aan de bovenkant (of linkerkant) van de tabel staan de namen van de medewerkers of teams die worden beoordeeld, terwijl de linkerkant (of bovenkant) van de tabel de verschillende vaardigheden en competenties vermeldt.

Elke cel in de tabel bevat een score of beoordeling voor de vaardigheid of competentie van de betreffende medewerker. De scores variëren vaak in vijf niveaus, globaal zoiets als: “nooit gedaan”, “beginner”, “zelfstandig”, “expert” tot “trainer”. Afhankelijk van de organisatie kunnen de scores worden weergegeven als cijfers, letters, kleuren of symbolen. Dat laatste heeft mijn voorkeur, zoals met het gebruik van de zogenoemde Harvey balls (per kwart ingekleurde cirkels).

De scores worden vaak bepaald door middel van een combinatie van zelfbeoordeling, beoordeling door de manager, peer-evaluatie en prestatiegegevens. Door deze verschillende evaluaties te combineren, kan de skills-matrix een objectieve en alomvattende beoordeling van de vaardigheden en competenties van de medewerkers bieden.

Een skills-matrix kan ook worden gebruikt om de ontwikkelingsbehoeften van medewerkers te identificeren. Door te bepalen welke vaardigheden en competenties ontbreken of onvoldoende zijn ontwikkeld, kunnen medewerkers gericht trainen en ontwikkelen om hun vaardigheden te verbeteren en hun prestaties te verbeteren. Een extra feature die ik gebruik is een energie-meter: hoeveel energie krijg je van een bepaalde vaardigheid? Want dat bepaalt vaak ook een ontwikkelingsbehoefte: beter worden in wat je leuk vindt!

Uitdagingen voor de overstap

Hoewel een skills-matrix een aantal voordelen biedt ten opzichte van een functieprofiel, zijn er ook enkele uitdagingen waarmee organisaties rekening moeten houden. Een van de grootste uitdagingen is het bepalen van de vaardigheden die nodig zijn voor verschillende taken en projecten. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat deze vaardigheden relevant zijn en overeenkomen met de doelen van de organisatie. Daarnaast kan het opzetten van een skills-matrix veel tijd en middelen vergen, vooral voor grote organisaties met veel medewerkers en verschillende functies. Hoewel klassieke beoordelingen en functieprofielen ook veel tijd kosten! Daarnaast zijn er handige tools.

Ondanks deze uitdagingen kan de overstap naar een skills-matrix voor veel organisaties de moeite waard zijn. Het biedt meer flexibiliteit, objectiviteit, ontwikkelingsmogelijkheden en transparantie dan een traditioneel functieprofiel. Door te investeren in een skills-matrix kunnen organisaties hun medewerkers beter beoordelen en ontwikkelen, en beter inspelen op de veranderende behoeften van hun bedrijf.

PS: Wil je een template van de Skills-matrix? Neem dan even contact met me op!