Voorkom rework met set-based design

Herken je dat, wanneer het einde van een project nadert, blijkt dat de bedachte oplossingen toch niet zo goed uitwerken? Dan gebeurt het dat we projecten niet echt kunnen opleveren en de staart van een project ellenlang duurt. Hoe komt dat? En vooral: hoe voorkomen we dit?

Dat alles komt door onze neiging om (zogenaamd) voor zekerheid te kiezen, zeker in combinatie met de tijdsdruk. Die zorgt dat we snel inzoomen op een enkele oplossing, in plaats van meerdere alternatieven te ontwikkelen die wellicht superieur zijn.

Concurrent engineering alleen is niet voldoende

De gehoopte convergerende vorm (>) blijkt uit te monden in een divergerende vorm (<), omdat er steeds meer kennis en keuzes beschikbaar komen waardoor zaken overgedaan moeten worden die eerder al vastgelegd waren. Een beslissingssysteem vol rework om toch de juiste keuzes te maken, of een eindresultaat gebaseerd op suboptimalisatie.

De problemen zijn ingebakken in de gehanteerde aanpak en kunnen niet veranderd worden door alleen een cross-functionele aanpak (concurrent engineering). Onderzoeken wijzen namelijk uit dat concurrent engineering op zichzelf weinig impact heeft. We gooien het ontwerp niet meer over de schutting maar verlagen de schutting.

Zonder een aanpak waarbij grondig meerdere alternatieven worden overwogen, is een echte gelijktijdige samenwerking nagenoeg onmogelijk. Want wanneer ontwerpers snel inzoomen op één oplossing (point-based) en die oplossing aanpassen zodra er problemen zijn, worden anderen in het proces genoodzaakt items die hiermee samenhangen ook aan te passen.

Hierdoor ontwikkelen degenen die in het proces na de ontwerpers komen al snel de houding om maar te wachten tot alles helder is (de schutting gaat weer omhoog), waardoor men terug is bij af! Want zodra men de keuzes ziet, komt de kritiek. Of het belandt bij de klant als suboptimale oplossing met alle gevolgen voor rework en een oneindig lang project met ontevreden klant!

Deze problemen worden getackeld met de toevoeging van een set-based benadering.

Set-based design maakt het verschil

Traditionele werkwijzen zijn erop gericht een concept te selecteren, dit concept verder te ontwikkelen en te bewijzen dat dit ‘echt’ werkt. Vrij gebruikelijk is dat de kosten van concepten sterk stijgen naarmate het project dichter bij de productie komt.

De set-based aanpak nodigt uit de werkelijkheid op meerdere manieren te beschouwen, Dit verhoogt de kwaliteit van het resultaat.  Tevens krijgt innovatie een boost omdat meer ideeën grondiger worden onderzocht. En doordat men vroegtijdig in het ontwerpproces concepten uitprobeert, het project sneller en met meer zekerheid afrondt (zonder rework) is het ook nog eens goedkoper.

Het zogeheten wiebertjesmodel van Ulrich en Eppinger geeft het set-based ontwerpproces aardig weer. Het divergerende deel aan het begin stelt het genereren van concepten voor, het convergerende deel is de selectiefase.

Belangrijke stappen in het set-based proces zijn daarom het ontwikkelen van alternatieven, het evalueren ervan en het samenbrengen van de deeloplossingen door integratie.

Alternatieve (deel)oplossingen bedenken

Het ontwikkelen en presenteren van een veelvoud aan alternatieven is een grondbeginsel van zowel een lean-productontwikkelingsproces als een lean-productiesysteem; het vormt de basis voor grondige besluitvorming. Hierbij wordt een compleet systeem opgesplitst in subsystemen. Dit maakt zowel gelijktijdig ontwerpen als een logischere verdeling van inzet mogelijk.

Een groot probleem wordt dus in kleinere probleempjes opgesplitst. Vervolgens worden voor ieder deelprobleempje mogelijke oplossingen bedacht (‘hoe kun je…?’), om pas daarna samengevoegd te worden tot mogelijke totaaloplossingen van het grote probleem. Dit noemt men morfologie. Dit is alleen mogelijk als de deelproblemen relatief onafhankelijk van elkaar zijn.

Deze morfologische methode – veelgebruikt binnen Industrial Design Engineering (industrieel ontwerpen) – beoogt alle theoretisch denkbare oplossingen voor een probleem te vinden. In het bijzonder bij technisch-constructieve ontwerpproblemen is de morfologische methode een van de krachtigste hulpmiddelen voor het genereren van de best mogelijke oplossingen.

Echter, dit valt en staat wel met goede kennis van de situatie. Wat we binnen lean termen koppelen aan het principe van genchi-genbutsu, het terplekke bekijken van de situatie, zodat er minder aannames en verrassingen zijn.